De rol van de werkgever bij re-integratie: wat zijn de verplichtingen?

Als werkgever krijgt u vroeg of laat te maken met een langdurig zieke werknemer die moet re-integreren. U bent als werkgever degene die moet zorgen dat dit goed verloopt en dat alle nodige stappen worden doorlopen. Het niet nakomen van de verplichtingen kan vervelende gevolgen hebben. Bent u goed op de hoogte van uw plichten bij re-integratie? 

Welke verplichtingen heeft u als werkgever bij re-integratie?

Een re-integratietraject bestaat uit een aantal vaste stappen die genomen moeten worden volgens de Wet verbetering poortwachter. Hierin zijn een aantal verplichtingen voor u als werkgever vastgelegd. De belangrijkste nemen we met u door.

Bedrijfsarts of arbodienst inschakelen

Wanneer uw werknemer zich ziek meldt, moet u de ziekmelding binnen een week doorgeven aan uw arbodienst of bedrijfsarts. De bedrijfsarts blijft gedurende het hele re-integratietraject betrokken en geeft u en uw werknemer advies over de (mogelijkheid tot) werkhervatting. 

Uiterlijk zes weken na de ziekmelding plant de bedrijfsarts een gesprek in met uw werknemer. Naar aanleiding van dit gesprek stelt hij een probleemanalyse op, waarin hij beschrijft welke (on)mogelijkheden er zijn voor uw werknemer om weer aan het werk te gaan.

Loondoorbetaling

U bent verplicht de eerste twee jaar van de ziekmelding het loon van uw werknemer door te betalen. Hierbij geldt: 

• Het eerste jaar betaalt u minimaal 70% van het loon door. Hierbij mag u niet onder het minimumloon uitkomen.
• Het tweede jaar betaalt u eveneens minimaal 70% van het loon door. Nu mag het loon echter wel onder het minimumloon uitkomen. Uw werknemer kan een aanvraag doen bij het UWV om het loon aan te vullen tot het minimumloon.

Let op: in sommige cao’s zijn afwijkende afspraken gemaakt over het door te betalen loon, waardoor u een groter percentage van het loon moet blijven doorbetalen. Lees de van toepassing zijnde cao dus goed door.

Actieve begeleiding

Als werkgever bent u eind- en hoofdverantwoordelijk voor het re-integratietraject. U moet het initiatief nemen en ervoor zorgen dat alle verplichte stappen worden ondernomen. Er wordt van u verwacht dat u actieve begeleiding biedt aan uw werknemer en dat u voldoende inspanning levert om re-integratie mogelijk te maken. In eerste instantie probeert u uw werknemer te laten re-integreren in zijn eigen functie. Als dat erg lastig of onmogelijk is, zijn er verschillende andere opties. Denk aan: 

• re-integreren op een aangepaste werkplek of met aangepaste werkomstandigheden;
• re-integreren binnen een andere functie binnen het bedrijf;
• re-integreren bij een andere werkgever.

Na twee jaar beoordeelt het UWV of u voldoende inspanning heeft geleverd om een passende functie te vinden of creëren voor uw werknemer.

Plan van aanpak

U bent verantwoordelijk voor het opstellen van een plan van aanpak. Dit doet u samen met uw werknemer. U neemt hiervoor de probleemanalyse die is opgesteld door de bedrijfsarts als leidraad. In het plan van aanpak legt u afspraken vast over wat u en uw werknemer gaan doen om ervoor te zorgen dat uw werknemer weer aan het werk kan en gaat. 

Sinds 1 juli 2023 is het verplicht om in het plan van aanpak ook uw visie en die van uw werknemer te vermelden. Dit moet het gesprek tussen u en uw werknemer bevorderen en de kans op een succesvolle re-integratie vergroten.

Voortgangsgesprekken

U moet minimaal één keer in de zes weken met uw werknemer bij elkaar komen om de voortgang van het traject te bespreken. Hierbij evalueert u het plan van aanpak en stelt u deze zo nodig bij.

Re-integratiedossier bijhouden

U houdt een re-integratiedossier gedurende het re-integratietraject. Daarin vermeldt u: 

• de adviezen van de bedrijfsarts;
• het plan van aanpak; 
• de acties die ondernomen zijn door de betrokken partijen om uw werknemer weer aan het werk te krijgen; 
• adviezen en verslagen van eventuele andere betrokken partijen, bijvoorbeeld de casemanager, hulpverleners of artsen; 
• relevante correspondentie tussen u en andere partijen.

Na twee jaar ziekte moet u een re-integratieverslag overleggen aan het UWV. Dit doet u aan de hand van het re-integratiedossier. Het is dan ook belangrijk dat u dit goed bijhoudt.

Financieren van de re-integratie

Als werkgever moet u het re-integratietraject bekostigen. Re-integratie kan op verschillende manieren kosten met zich meebrengen. U kunt denken aan kosten voor: 

• loondoorbetaling van uw werknemer;
• de bedrijfsarts of arbodienst;
• een re-integratiebureau; 
• in sommige gevallen een opleiding of omscholing voor uw werknemer.

Wat als u uw verplichtingen niet nakomt? 

Na twee jaar ziekteverzuim zal het UWV beoordelen of u en uw werknemer de verplichtingen zijn nagekomen en voldoende inspanning hebben geleverd voor de re-integratie. Indien het UWV oordeelt dat u niet voldoende inspanning heeft geleverd of dat u uw verplichtingen niet bent nagekomen, kunt u een loonsanctie opgelegd krijgen. Dit houdt in dat u uw werknemer nog een jaar langer zijn loon moet doorbetalen, terwijl u verder gaat met de re-integratie. Dit is het voornaamste en meest vervelende gevolg voor u als werkgever. 

Het niet nakomen van de verplichtingen kan echter voor die tijd al leiden tot conflicten en een verstoorde arbeidsrelatie tussen u en uw werknemer. Dit heeft een negatieve invloed op de re-integratie en verkleint de kans op een succesvolle re-integratie. 

Daarnaast geldt dat de verplichtingen voor werkgevers in het leven zijn geroepen om de kans op een succesvolle re-integratie te vergroten. Het niet nakomen ervan zorgt dan ook vaak voor een minder gestroomlijnd en efficiënt verloop van het re-integratietraject, waardoor het vaak langer duurt en minder kans heeft op succes.

Wilt u zeker weten dat u uw verplichtingen goed nakomt? Een re-integratiebureau kan u hierbij helpen. Wij hebben alle benodigde kennis van wet- en regelgeving in huis om u op de juiste manier te adviseren, te begeleiden en te ontzorgen. Vraag vrijblijvend een offerte aan.

Wat mag u van uw werknemer verwachten?

Uiteraard heeft ook uw werknemer verplichtingen en verantwoordelijkheden bij re-integratie. Zo moet hij: 

• voldoende inspanning leveren;
• passend werk accepteren;
• verschijnen op de afspraken met de bedrijfsarts; 
• indien nodig een korte (om)scholing volgen.

Wij zullen hier binnenkort dieper op ingaan in een van onze blogs.

Wat als u en uw werknemer het oneens zijn?

Het kan gebeuren dat u en uw werknemer het niet eens zijn over de geleverde inspanningen of over andere aspecten van het re-integratietraject. Er zijn een aantal dingen die u in dat geval kunt doen: 

Ga het gesprek aan

Ga allereerst in gesprek met uw werknemer. Probeer een open gesprek te voeren met uw werknemer, waarbij u uw werknemer probeert te begrijpen en waarin u niet oordeelt en niet pusht. Dit kan voor meer wederzijds begrip zorgen en bovendien maakt het dat uw werknemer zich gehoord voelt door u. Dit kan een positief effect hebben op de relatie met uw werknemer en het biedt in veel gevallen een opening om er samen uit te komen.

Schakel een bemiddelaar in

Vraag iemand om te bemiddelen, het liefst een onafhankelijk iemand. Dit kan iemand van binnen het bedrijf zijn in wie u beiden vertrouwen hebt. Maar bemiddeling kan ook in de vorm van een bedrijfsarts of re-integratiebureau.

Vraag een deskundigenoordeel van het UWV

Vraag het UWV om een deskundigenoordeel. Zowel u als uw werknemer kan dit doen. Het oordeel van het UWV is niet bindend, maar kan wel als leidraad worden genomen.

Take-aways

• De verplichtingen die u als werkgever heeft bij re-integratie, zijn vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter.
• Als werkgever bent u eindverantwoordelijk voor het verloop van het re-integratietraject. Het initiatief tot acties en interventies ligt bij u.
• U dient zich bij re-integratie te laten bijstaan en adviseren door een bedrijfsarts of arbodienst.
• U stelt met uw werknemer een plan van aanpak op en voert minimaal één keer in de zes weken een gesprek om de voortgang te bewaken. U houdt alles bij in een re-integratiedossier.
• U betaalt het loon van uw werknemer door gedurende twee jaar en financiert ook de overige kosten die komen kijken bij re-integratie.
• Het niet nakomen van uw verplichtingen kan leiden tot een loonsanctie of een verstoorde arbeidsrelatie tussen u en uw werknemer.