Wanneer wordt re-integratie tweede spoor ingezet?

Als u te maken heeft met een verzuimende werknemer is het altijd eerst de bedoeling uw werknemer binnen uw eigen bedrijf te helpen re-integreren. Maar wat als het succes hiervan al bij voorbaat onwaarschijnlijk is, of dit uiteindelijk mislukt? Dan is het effectief om verder te kijken met het tweede spoor traject. Hierbinnen begeleidt u uw werknemer naar nieuw werk bij een andere werkgever. Maar wanneer zet u het tweede spoor in, en wanneer wordt het een verplichting? In dit artikel gaan we in op deze vragen en geven we advies over het beste moment om het tweede spoor traject in te zetten.

Wat is tweede spoor re-integratie?

Re-integreren is niet altijd een gemakkelijk proces. Vaak moet een plan op maat worden gemaakt, omdat elke werknemer op een andere manier het meest efficiënt terugkeert op de werkvloer. Soms wordt het extra moeilijk gemaakt, als het erop lijkt dat uw werknemer niet meer zijn of haar oude functie kan hervatten. Binnen het spoor 1 traject kunt u kijken of de functie aangepast kan worden, en anders of uw werknemer een nieuwe functie kan bekleden. Lukt dit niet, dan is het tijd om andere opties te evalueren. De volgende stap is om een traject op het tweede spoor in te zetten. Hierbij kijkt u samen naar mogelijkheden om uw werknemer bij een nieuwe werkgever aan het werk te helpen. De vraag wordt dan wanneer u tweede spoor inzet. Dit zijn de hoofdpunten omtrent de re-integratie 2e spoor:

• In het geval van 2e spoor traject bent u, maar ook uw werknemer, verplicht om op zoek te gaan naar passend werk in een ander bedrijf.
• De loondoorbetaling duurt maximaal 2 jaar. U mag de loondoorbetaling stoppen wanneer een gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemer na twee jaar zonder succesvolle herplaatsing een WIA-uitkering heeft aangevraagd en ontvangt. 

Wanneer moet u het tweede spoor inzetten?

Maar wat zijn precies de regels als het gaat om wanneer u het tweede spoor moet inzetten? De Arbowet schrijft voor eerst de re-integratie via spoor 1 te bewerkstelligen. Als duidelijk is dat spoor 1 niet zal lukken, of dat zeer onzeker is, moet spoor 2 ingezet worden. Daarbij bestaat wel de regel dat als uw werknemer na een jaar nog geen baan heeft, u in ieder geval spoor 2 dient in te zetten. Het mag dus eerder dan dit moment, maar als bij de eerstejaarsevaluatie nog geen terugkeer op de werkvloer is gerealiseerd, wordt geadviseerd ook spoor 2 te starten.

Statistieken rondom de start van spoor 2

Wanneer zetten bedrijven over het algemeen tweede spoor in? De meeste 2e spoor trajecten worden extern ingekocht. Dit gebeurt op verschillende momenten in het ziekteverloop:

• Maar een klein deel van de 2e spoor trajecten starten al in het eerste ziektejaar, namelijk 16%. 
• Iets meer dan de helft van de trajecten start 12-15 maanden na de eerste ziektedag (53%)
• Na 16-18 maanden start 15%. 
• 12% start na 19-23 maanden. 
• 5% van de trajecten worden pas na 2 jaar gestart, waarbij sprake is van vrijwillige of door UWV opgelegde verlenging van de loondoorbetaling.

Wanneer is het wettelijk verplicht om tweede spoor in te zetten?

Als door de bedrijfsarts is vastgesteld dat tweede spoor in moet worden gezet, is het de bedoeling dat dit beleid ook wordt gevolgd. Dit is meestal bij de eerstejaarsevaluatie, als de re-integratie binnen spoor 1 nog niet is gelukt. Met het re-integreren bij een nieuwe werkgever wordt opnieuw gekeken naar passend en duurzaam werk voor uw werknemer.

De stappen die nodig zijn om spoor 2 te starten

Om te weten wanneer u het tweede spoor moet inzetten, zijn er verschillende stappen die in de praktijk moeten worden gemaakt.

1. Probeer de oude functie passend te maken

Het is de bedoeling dat uw werknemer terugkeert binnen een functie waarbinnen ze passend werk kunnen uitvoeren. Passend werk wordt als term gebruikt voor werk dat uw werknemer fysiek en mentaal aan kan, en waar hij of zij het juiste opleidingsniveau en werkervaring voor heeft. Wanneer het erop lijkt dat uw werknemer niet terug kan keren op zijn of haar oude functie, kijkt u eerst of de functie passend kan worden gemaakt. Denk hierbij aan het aanpassen van onder andere de werkplek, werktijden en hoeveelheid werk, de inhoud van het werk of het team. Blijkt het niet mogelijk de oude functie voldoende aan te passen? Dan moet worden gekeken of u een andere functie binnen uw bedrijf kan aanbieden. 

2. Werk in een nieuwe functie binnen uw bedrijf

Als de oude functie niet passend kan worden gemaakt, onderzoekt u samen de mogelijkheid of uw werknemer een andere functie binnen uw bedrijf kan vervullen. Een realistische blik hierop bepaalt mede wanneer u tweede spoor moet inzetten. Of deze optie lukt, verschilt vaak per grootte van het bedrijf:

• Volgens onderzoek zetten grotere bedrijven ongeveer net zo vaak als kleine bedrijven de re-integratie tweede spoor in. 
• Er is vaak wel een grotere kans om terug te keren binnen het oude bedrijf wanneer dat bedrijf groter is. Bijvoorbeeld omdat er een bredere verscheidenheid aan functies te vervullen is en het werk makkelijker passend kan worden gemaakt. 
• Een klein bedrijf heeft vaak niet hetzelfde functiehuis, en minder functies te vervullen, waardoor het lastiger kan zijn een werknemer binnen een andere functie te laten werken.

3. Wie besluit uiteindelijk om spoor 2 in te zetten?

Wanneer deze opties afgekeurd zijn, kunt u gaan onderzoeken of uw werknemer bij een nieuwe werkgever herplaatst kan worden. Dan start het traject van spoor 2, maar wanneer zet u het beste tweede spoor in? Dat gaat als volgt:

• Er moet samen met uw bedrijfsarts worden vastgesteld dat er geen arbeidsmogelijkheden zijn voor uw werknemer binnen uw bedrijf.
• De bedrijfsarts legt een verklaring vast met betrekking tot het werkvermogen van uw werknemer. 
• Deze verklaring moet officieel in het re-integratiedossier worden opgenomen. Ook moet u goed vermelden wat u heeft ondernomen om te proberen uw werknemer terug aan het werk te krijgen binnen uw bedrijf. 
• U moet het plan van aanpak bijstellen, en kan dan een opdracht geven tot herplaatsing. Dit initiatief ligt bij u. 
• Ook geeft u aan welk werk wel passend zal zijn voor uw werknemer. Het volgende bedrijf weet zo wat ze kunnen verwachten en welk werk ze kunnen aanbieden.

Redenen om tweede spoor eerder in te zetten

Er kunnen verschillende redenen zijn die u moet meenemen bij de vraag wanneer u het tweede spoor traject inzet. Het sneller inzetten van het tweede spoor kan dan zeker een effectieve keuze zijn. Bijvoorbeeld als het al eerder duidelijk is dat het niet mogelijk of zeer onzeker is dat uw werknemer terug kan komen binnen uw bedrijf. Een aantal mogelijkheden:

• Inzetten van tweede spoor tijdens eerste spoor als paralleltraject. Wanneer het bij voorbaat al onzeker is dat een terugkeer bij uw eigen bedrijf gaat lukken, kan een paralleltraject een slimme keuze zijn. U kan veel tijd besparen door de opties van het eerste en tweede spoor traject tegelijkertijd te onderzoeken.
• Ontwikkeling van ziektebeeld negatief. Bij een deel van zieke werknemers kan het al snel duidelijk worden dat volledig herstel niet of maar gedeeltelijk mogelijk is. De ontwikkeling van het ziektebeeld kan ook gaandeweg tegenvallen met het oog op de oorspronkelijke diagnose. Met advies van de bedrijfsarts kan u dan besluiten dat een traject binnen het tweede spoor realistischer is om passend werk te vinden voor uw werknemer.

Ondersteuning bij het inzetten van tweede spoor

Het kan een hele kluif zijn om de gehele re-integratie soepel te laten verlopen. Ook wilt u natuurlijk graag dat de re-integratie zo snel mogelijk succes heeft, omdat het een kostbaar proces kan zijn. Externen kunnen u hierbij ondersteunen, zoals een arbodienst, re-integratiebedrijf, uitzendbureau of scholingsbedrijf. Ook bij de vraag wanneer u tweede spoor het beste kunt inzetten. Externen kunnen u ontlasten door:

• Een persoonlijke begeleiding te bieden aan uw werknemer om precies vast te stellen welke interventies nodig zijn om het proces zo spoedig en efficiënt mogelijk te laten verlopen. 
• Coaching en hulpmiddelen te bieden om uw werknemer startklaar te maken voor nieuw werk, als ook sollicitatietraining te bieden om sneller aan werk te komen.
• Vaak kennen deze bedrijven de arbeidsmarkt beter, en hebben ze actuele kennis over de beste kansen voor uw werknemer. 
• Hun expertise in de Arbowet, en ervoor te zorgen dat rapportages voldoen aan de voorwaarden van de UWV. Hiermee wordt uw schadelast beperkt, en voorkomt u onvoorziene loonsancties in de vorm van boetes vanuit het UWV.

Wanneer kan van spoor 2 worden afgezien?

Hoewel het de vraag is wanneer tweede spoor moet worden ingezet, zijn er ook situaties waarbij het wellicht beter is ervan af te zien. Volgens de Arbowet zijn er ook verschillende situaties waarin kan worden besloten om af te zien van het inzetten van een tweede spoor traject. Dit zijn bijvoorbeeld:

• Wanneer op korte termijn, ongeveer 3 maanden, nog concreet perspectief is op het hervatten van werk binnen uw eigen bedrijf. 
• Als er sprake is van blijvende ‘marginale mogelijkheden’ is het de verwachting dat er inspanning wordt gemaakt om te beoordelen of de geringe mogelijkheden nog kunnen worden benut. Daarbij wordt de focus gelegd op een optie tot werk bij uw eigen bedrijf, omdat daar over het algemeen meer mogelijkheden toe zijn.
• Als uw werknemer de AOW-gerechtigde leeftijd nadert, kan in goede overeenstemming tussen u en uw werknemer besloten worden af te zien van de inzet van een tweede spoor traject. De voorwaarde is dan wel dat uw werknemer binnen 1 jaar na het einde van de wachttijd de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt.

Takeaways

• Binnen het tweede spoor traject begeleidt u werknemers naar werk bij een nieuw bedrijf.
• Wanneer tweede spoor inzetten ligt aan het moment dat blijkt dat uw werknemer geen kans op re-integratie binnen spoor 1 heeft. 
• U kunt er ook voor kiezen om spoor 2 eerder in te zetten, bijvoorbeeld wanneer bij voorbaat al weinig kans op re-integratie binnen uw bedrijf is.
• Het moment dat de bedrijfsarts adviseert om spoor 2 in te zetten, bent u verplicht dit te doen.
• Een vroege inzet van externe bureau’s kan u helpen om het traject spoedig te laten verlopen, zodat u tijd en kosten bespaard blijven.
• Er zijn verschillende gevallen waarin u kan afzien van spoor 2, bijvoorbeeld wanneer uw werknemer de AOW-gerechtigde leeftijd nadert, of er sprake is van blijvende ‘marginale mogelijkheden’.