Hoe u als leidinggevende zelf steun zoekt bij langdurige uitval in het team

Uit recent onderzoek onder meer dan 500 werkgevers blijkt dat meer dan de helft van de leidinggevenden zich verantwoordelijk voelt voor het mentale welzijn van hun team, maar slechts 27 procent daarvoor structureel getraind is. Tegelijkertijd neemt het mentale verzuim toe: uit de Arbobalans 2024 van TNO blijkt dat 7,9 procent van het totale ziekteverzuim te maken heeft met psychische klachten, overspannenheid of een burn-out, en het gaat vaak om langdurig uitval van gemiddeld 63 dagen. Dat raakt niet alleen de medewerker zelf, maar ook jou als leidinggevende.

Want wat doe jij als een teamlid weken, soms maanden thuiszit? Je coördineert het werk, voert de begeleidingsgesprekken, houdt contact met de bedrijfsarts en stelt samen een plan van aanpak op. Dat is een flinke verantwoordelijkheid, bovenop je gewone takenpakket. Toch is er weinig aandacht voor hoe jij het als leidinggevende ervaart. Bijna 40 procent van de leidinggevenden weet niet hoe ze een medewerker met psychische klachten moeten helpen. Dat gevoel van niet weten wat te doen, gecombineerd met de druk om er altijd voor je team te zijn, kan jou flink belasten.

In dit artikel lees je hoe je als leidinggevende steun kunt zoeken bij langdurige uitval in het team, welke professionele hulpbronnen beschikbaar zijn en hoe je het voor jezelf én je team houdbaar houdt. Want ook jij mag vragen stellen en hulp ontvangen.

Leidinggevende steun bij langdurige uitval: ook jij hebt vragen

Langdurige uitval door burn-out of psychische klachten brengt een bijzondere dynamiek mee. Je wil er zijn voor je medewerker, maar je weet soms niet precies hoe. Je wil het team gemotiveerd houden, maar voelt ook dat de werkdruk oploopt. En ondertussen vrees je een verkeerd woord te zeggen tijdens een verzuimgesprek. Uit onderzoek blijkt dat bijna 40 procent van de leidinggevenden niet weet hoe ze een medewerker met psychische gezondheidsklachten zou moeten helpen, en een vijfde deel zegt niet te weten hoe ze met iemand met zulke klachten om moeten gaan. Dat is geen zwakte, dat is een heel begrijpelijke situatie.

Het is dan ook een hardnekkige misvatting dat leidinggevenden altijd het antwoord klaar moeten hebben. De werkelijkheid is dat jij ook een mens bent met vragen, twijfels en soms onzekerheid. Die normaliteit is het vertrekpunt van dit artikel: je hoeft het niet alleen te dragen.

Wat de wet van jou vraagt, en wat dat met je doet

Volgens de Wet verbetering poortwachter ben je als werkgever eindverantwoordelijk voor het re-integratietraject van je zieke medewerker. Dat betekent in de praktijk: contact houden, gesprekken plannen, de probleemanalyse laten opstellen, samen een plan van aanpak schrijven en dit elke zes weken evalueren. Na 42 weken meld je de medewerker bij UWV aan, en na een jaar volgt de eerstejaarsevaluatie. Allemaal naast je andere werkzaamheden.

Die verantwoordelijkheid voelt soms als een berg. Niet alleen de administratieve kant, maar ook de emotionele kant: je volgt van dichtbij hoe iemand worstelt, je probeert contact te houden zonder te pushen, en je merkt hoe het team reageert op een langdurige afwezigheid. De voornaamste oorzaak van langdurig verzuim is volgens het CBS psychische klachten, waaronder stress, overspannenheid en burn-out. Dat gegeven maakt de begeleiding complex, want psychisch herstel vraagt om geduld en genuanceerde communicatie.

De meest gemaakte fout: alles zelf proberen op te lossen

Veel leidinggevenden proberen de situatie in hun eentje te managen. Ze willen de medewerker niet belasten, HR niet te veel lastigvallen en de teamdynamiek zo normaal mogelijk houden. Begrijpelijk, maar dit leidt bijna altijd tot overbelasting. Jij bent geen therapeut, geen arbeidsdeskundige en geen bedrijfsarts. Je hoeft die rollen ook niet te vervullen. De kunst is om tijdig de juiste mensen in te schakelen en zelf ook steun te vragen.

Een ander veelgemaakt misverstand is dat leidinggevende steun bij langdurige uitval alleen over de zieke medewerker gaat. Maar jij bent ook onderdeel van het systeem. Als jij overbelast raakt, lijdt de begeleiding eronder. En daarmee uiteindelijk het herstel van je medewerker.

Concrete bronnen van steun voor jou als leidinggevende

Gelukkig staan er meerdere professionals klaar die jou kunnen ondersteunen, niet alleen de medewerker. Hieronder een overzicht van de hulpbronnen die je kunt inschakelen:

• De bedrijfsarts: niet alleen een gesprekspartner voor de zieke medewerker, maar ook een adviseur voor jou. Je kunt bij de bedrijfsarts terecht met vragen over hoe je het contact het beste kunt vormgeven en hoe je de belasting in het team bewaakt.
• De bedrijfsmaatschappelijk werker: het bedrijfsmaatschappelijk werk biedt informatie, advies, bemiddeling en kortdurende oplossingsgerichte begeleiding, vanuit een onafhankelijke positie. Gesprekken zijn altijd vertrouwelijk. Je kunt er terecht met vragen over hoe je omgaat met de situatie, hoe je het gesprek met de medewerker voert en hoe je de teamdynamiek gezond houdt.
• HR of een casemanager: zij kennen de interne procedures en kunnen de administratieve last verlichten. Schakel hen vroeg in, niet pas als het misgaat.
• Een re-integratiebureau: als terugkeer in het eigen team of eigen werk niet voor de hand ligt, kun je externe expertise inschakelen voor het tweede spoor. Dat neemt een deel van de regie uit jouw handen.
• Je eigen leidinggevende of managementteam: soms is de eenvoudigste stap ook de moeilijkste: aan je eigen manager vertellen hoe jij de situatie ervaart. Die openheid maakt het makkelijker om steun te organiseren.

Gebruik deze bronnen actief en wacht niet tot de nood hoog is. Preventief hulp zoeken is geen teken van zwakte, het is goed leiderschap.

Hoe je het contact met je medewerker houdbaar houdt

Contact houden met een langdurig zieke medewerker is een van de meest waardevolle dingen die je kunt doen voor het herstel, maar het is ook spannend. Wat zeg je wel, wat zeg je niet? Hoe geef je aandacht zonder te pushen op werkhervatting?

Een paar praktische richtlijnen helpen hier. Bel of stuur een bericht op vaste momenten, zodat er een ritme ontstaat dat voor jullie beiden prettig is. Vraag hoe het gaat als mens, niet direct als medewerker. Laat ruimte voor stilte of onzekerheid. En geef eerlijk aan waar jij zelf tegenaan loopt in de begeleiding, dat opent vaak een gesprek. Stem altijd af met de bedrijfsarts over wat je wel en niet bespreekt, zodat je de grenzen van jouw rol respecteert.

Aandacht voor het team om de uitgevallen medewerker heen

Langdurige uitval heeft impact op het hele team. Collega's nemen taken over, vragen zich af hoe het gaat met hun collega en kunnen zelf ook tekenen van overbelasting vertonen. Vervanging bij ziekte is lastig, waardoor de werkdruk voor collega's verder stijgt en daarmee mentale belasting en stressgerelateerde klachten toenemen. Als leidinggevende is het jouw taak om die druk te bewaken en bespreekbaar te maken.

Dat betekent: open zijn over de situatie (zonder privacygevoelige details te delen), werkbelasting regelmatig bespreken, successen benoemen en ook bij de rest van je team nagaan hoe iedereen erbij zit. Een team dat zich gezien voelt, is veerkrachtiger en heeft minder kans op volgende uitval. Zo werkt leidinggevende steun bij langdurige uitval door op meerdere niveaus tegelijk.

Langdurige uitval door burn-out of psychische klachten is voor jou als leidinggevende een intensief proces. Je draagt wettelijke verantwoordelijkheid, voelt emotionele betrokkenheid en probeert tegelijkertijd je team draaiende te houden. Dat mag je benoemen, en daarvoor mag je hulp vragen. Steun zoeken is geen teken van twijfel aan je eigen kunnen, het is juist de slimste stap die je kunt zetten.

Key takeaways

• Bijna 40 procent van de leidinggevenden weet niet hoe om te gaan met een medewerker met psychische klachten. Jij staat dus niet alleen met die onzekerheid, en dat is het vertrekpunt voor actie.
• De Wet verbetering poortwachter legt jou als werkgever eindverantwoordelijkheid voor re-integratie op. Schakel tijdig de bedrijfsarts, HR en eventueel een re-integratiebureau in om die verantwoordelijkheid te delen.
• De bedrijfsmaatschappelijk werker is er ook voor jou: voor advies, begeleiding en een vertrouwelijk gesprek over hoe jij de situatie ervaart.
• De grootste valkuil is alles zelf proberen te dragen. Herken dit patroon vroeg en vraag hulp, ook aan je eigen leidinggevende of managementteam.
• Houd contact met de zieke medewerker op een menselijke en regelmatige manier, maar stem altijd af met de bedrijfsarts over de inhoud van die gesprekken.
• Bewaak de werkdruk in het bredere team: langdurige uitval verhoogt het risico op nieuwe uitval onder collega's. Maak dat bespreekbaar.
• Professionele begeleiding, zoals een re-integratiebureau voor het tweede spoor, neemt een deel van de regie over en geeft jou ruimte om je op je leidinggevende rol te richten.

Leidinggeven bij langdurige uitval vraagt moed om te vragen wat jij nodig hebt. Doe dat tijdig, gebruik de professionals om je heen en onthoud: een leidinggevende die goed voor zichzelf zorgt, begeleidt beter. Going Concern staat klaar om je daarin te ondersteunen.