Wat u afspreekt over bereikbaarheid tijdens ziekte en re-integratie

Ruim een derde van alle langdurige verzuimmeldingen in Nederland heeft een psychische oorzaak, zoals burn-out of overspannenheid. Juist bij die groep ontstaat er regelmatig spanning over een ogenschijnlijk eenvoudige vraag: hoe bereikbaar moet een zieke werknemer eigenlijk zijn? En wie mag wanneer contact opnemen, waarover? Zowel werkgevers als werknemers tasten hier vaak in het donker, terwijl duidelijke afspraken over bereikbaarheid tijdens ziekte een wereld van verschil maken voor het herstel en de re-integratie.

De wet geeft een globaal kader, maar laat veel ruimte voor maatwerk. Dat is een kans, maar het leidt ook tot misverstanden. Een werkgever die wekelijks belt over lopende projecten, denkt betrokken te zijn. De werknemer met burn-outklachten ervaart datzelfde telefoontje als extra belasting die het herstel vertraagt. Tegelijk is volledig isolement ook geen oplossing: contact houden is een wettelijke verplichting en een voorwaarde voor een geslaagde terugkeer naar werk.

In dit artikel lees je wat de wet zegt over bereikbaarheid tijdens ziekte, hoe je als werkgever en werknemer concrete afspraken maakt en, misschien nog wel het meest waardevol, hoe je het verschil maakt tussen collegiaal contact en werkinhoudelijke vragen.

Wat zegt de wet over bereikbaarheid tijdens ziekte?

Volgens de Wet verbetering poortwachter zijn werkgever en werknemer samen verantwoordelijk voor re-integratie tijdens de eerste twee ziektejaren. Die gezamenlijke verantwoordelijkheid begint bij de ziekmelding zelf. Bereikbaarheid is daarin geen gunst, maar een wederzijdse verplichting: de werknemer moet bereikbaar zijn voor de werkgever en de arbodienst, en de werkgever is verplicht het contact actief en constructief te onderhouden.

Wat die bereikbaarheid concreet inhoudt, legt de wet niet tot op de minuut vast. Dat is precies waar het verzuimprotocol zijn werk doet. In een goed verzuimprotocol leg je als werkgever vast in welk tijdvak de werknemer bereikbaar moet zijn, bijvoorbeeld dagelijks tussen 10:00 en 12:00 uur. Gedurende de eerste twee weken van het verzuim mag dat contact ook onaangekondigd plaatsvinden; daarna geldt in principe contact op afspraak. De wetgever stelt wel een duidelijke grens: van een zieke werknemer verlangen dat die de gehele dag thuis beschikbaar is, is niet toegestaan.

Na de eerste twee weken ziekte of na het eerste contact met de bedrijfsarts vervalt de verplichting om op vaste uren thuis te zijn. Wel blijft de werknemer verplicht een adreswijziging door te geven en bereikbaar te zijn voor afspraken met de bedrijfsarts of arbodienst.

Wat mag je als werkgever vragen en wat niet?

Hier wringt het in de praktijk het meest. Werkgevers mogen uitsluitend praktische vragen stellen, geen medische. De Autoriteit Persoonsgegevens is helder: de aard of oorzaak van de ziekte mag de werkgever niet vragen en ook niet registreren. Dit geldt evengoed voor telefoongesprekken als voor persoonlijke ontmoetingen. Toegestane vragen zijn bijvoorbeeld: hoe lang denk je afwezig te zijn, welke taken moeten worden overgedragen, en op welk nummer ben je bereikbaar?

Gezondheidsinformatie hoort altijd via de bedrijfsarts te lopen. De bedrijfsarts mag de werkgever alleen informeren over wat nodig is voor de loondoorbetaling en de re-integratie, niet over de medische achtergrond. Alles wat de werknemer aan de bedrijfsarts vertelt, valt onder het medisch beroepsgeheim.

Een veelgemaakte vergissing is dat werkgevers denken dat ze meer mogen vragen naarmate de werknemer langer ziek is. Dat klopt niet. Ook bij langdurig verzuim blijven de privacygrenzen staan. Wat wel verandert, is de frequentie en het doel van het contact: naarmate de re-integratie vordert, wordt het gesprek meer gericht op werkhervatting en het plan van aanpak.

Collegiaal contact versus werkinhoudelijke vragen

Dit onderscheid is misschien wel het meest onderschatte onderdeel van goede verzuimbegeleiding. Collegiaal contact, een berichtje van een leidinggevende of collega om te vragen hoe het gaat, een kaartje, een korte boodschap, kan bijdragen aan het gevoel van verbondenheid en maakt de drempel voor terugkeer lager. Zeker bij psychische klachten, zoals bij een burn-out, is die band met de werkomgeving waardevol voor het herstel.

Werkinhoudelijke vragen zijn een ander verhaal. Vragen over lopende projecten, deadlines, klanten of taken die overgenomen moeten worden horen niet thuis in een contactmoment met een zieke werknemer, tenzij de werknemer daar zelf uitdrukkelijk voor heeft gekozen en de bedrijfsarts geen bezwaar heeft. Wie dit onderscheid niet maakt, maakt de zieke werknemer mede-verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op kantoor. Dat is niet alleen onwenselijk, het kan het herstel actief vertragen.

Bij burn-out en andere psychische klachten speelt dit extra sterk. Constante bereikbaarheid en prestatiedruk worden juist als risicofactoren voor burn-out gezien. Een werkgever die een medewerker met burn-out wekelijks belt over werkinhoud, stuurt onbedoeld precies het signaal dat herstel onmogelijk maakt: jouw klachten zijn minder belangrijk dan de productie.

Hoe maak je goede afspraken in de praktijk?

Concrete afspraken over bereikbaarheid tijdens ziekte en re-integratie voorkom je onduidelijkheid en bescherm je beide partijen. Leg de volgende punten vast, bij voorkeur in het verzuimprotocol en later in het plan van aanpak:

• Op welke tijden en via welk kanaal de werknemer bereikbaar is voor de werkgever en de arbodienst.
• Wie het aanspreekpunt is: bij psychische klachten kan het prettig zijn om een vast contactpersoon aan te wijzen, bij wie de werkgever terechtkan en die het contact laagdrempeliger maakt.
• Wat het doel is van elk contactmoment: is het een persoonlijk, ondersteunend gesprek of een re-integratiegesprek over werkhervatting?
• Hoe vaak er gestructureerd contact is: wettelijk geldt minimaal eens per zes weken een voortgangsgesprek, maar in de beginfase is wekelijks informeel contact vaak beter voor het herstel.
• Welke onderwerpen niet aan bod komen zolang de bedrijfsarts dat niet heeft vrijgegeven.

Bespreek deze afspraken actief op het moment van ziekmelding, en pas ze aan zodra de situatie verandert. Een plan van aanpak is geen statisch document. Beide partijen evalueren de afspraken samen, minimaal eens per zes weken.

Wat als afspraken niet worden nagekomen?

Wanneer een werknemer zich niet houdt aan de bereikbaarheidsafspraken, heeft de werkgever de mogelijkheid het loon op te schorten, maar dat mag alleen als de controle op echte ziekte daardoor onmogelijk wordt gemaakt. Dit is een ultimum remedium en vraagt zorgvuldige afweging. Overleg altijd eerst met de bedrijfsarts of arbodienst voordat je een maatregel neemt. Bij twijfel over de inspanningen van een van beide partijen kan een deskundigenoordeel bij het UWV worden aangevraagd. Dat is een advies van UWV over de vraag of werkgever of werknemer zich voldoende inspannen voor de re-integratie.

Andersom geldt: als een werkgever de werknemer overspoelt met werkinhoudelijke vragen of het contactmoment gebruikt om druk uit te oefenen, kan dat gevolgen hebben voor de re-integratieverplichtingen en zelfs leiden tot een loonsanctie als het UWV bij de WIA-beoordeling vaststelt dat de werkgever onvoldoende heeft gedaan aan verantwoorde begeleiding. Goede afspraken beschermen dus beide kanten.

Bereikbaarheid tijdens ziekte is geen grijs gebied. Met heldere afspraken, vastgelegd in het verzuimprotocol en het plan van aanpak, weet iedereen waar hij aan toe is. Dat geeft rust aan de werknemer die herstelt, en duidelijkheid aan de werkgever die begeleidt.

Key takeaways

• Leg in het verzuimprotocol vast op welke tijden en via welk kanaal de werknemer bereikbaar is, een verplichting de gehele dag thuis zijn is wettelijk niet toegestaan.
• Maak een helder onderscheid: collegiaal contact ondersteunt het herstel, werkinhoudelijke vragen vertragen het.
• Een werkgever mag alleen praktische vragen stellen, de aard of oorzaak van de ziekte is verboden terrein en medische informatie loopt altijd via de bedrijfsarts.
• Bij burn-out en psychische klachten kan het aanwijzen van een vaste contactpersoon het contact voor de werknemer hanteerbaar houden.
• Evalueer de bereikbaarheidsafspraken minimaal eens per zes weken en pas ze aan op basis van het herstelverloop en het advies van de bedrijfsarts.
• Bij conflicten over de re-integratie-inspanningen kunnen werkgever en werknemer allebei een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV.

Goede begeleiding bij ziekte begint met respect voor elkaars positie. Wil je weten hoe Going Concern jouw organisatie of medewerker helpt bij het maken en bewaken van die afspraken? Neem gerust contact met ons op.