Welke vragen u helpen in voortgangsgesprekken over re-integratie

In het eerste kwartaal van 2025 lag het ziekteverzuim in Nederland op 5,8 procent, zo blijkt uit cijfers van het CBS. Dat betekent dat van elke duizend te werken dagen er 58 werden verzuimd door ziekte. Langdurig verzuim, zeker bij stressgerelateerde klachten, neemt daarbinnen een groot deel voor zijn rekening. Voor jou als werkgever of leidinggevende vertaalt zich dat naar een concrete verantwoordelijkheid: je voert minstens eens per zes weken een voortgangsgesprek met je zieke werknemer over de re-integratie.

Die gesprekken zijn meer dan een wettelijke formaliteit. Ze zijn het moment waarop jij en je werknemer samen de situatie doorlichten, afspraken bijstellen en vertrouwen opbouwen. Toch merk je in de praktijk dat veel leidinggevenden niet precies weten wat ze kunnen vragen, en ook wat ze juist niet mogen vragen. Het gevolg is dat gesprekken te medisch worden, te oppervlakkig blijven of dat de werknemer zich meer beoordeeld voelt dan gehoord.

In dit artikel vind je een overzicht van de open vragen die voortgangsgesprekken over re-integratie concreet en menselijk maken, inclusief de valkuilen die je beter kunt vermijden.

Wat het voortgangsgesprek re-integratie eigenlijk inhoudt

Volgens de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar ben je als werkgever verplicht minstens eens per zes weken een voortgangsgesprek te voeren met je zieke werknemer. Op basis van die gesprekken stel je samen het plan van aanpak bij als de situatie daarom vraagt. Dat klinkt formeel, maar in de kern gaat het om iets veel eenvoudigers: regelmatig, oprecht contact houden met iemand die door ziekte buiten de normale werkritme valt.

Het gesprek heeft drie functies tegelijk. Het geeft jou als werkgever inzicht in de voortgang van het herstelproces en de mogelijkheden voor werkhervatting. Het geeft de werknemer het gevoel dat hij of zij erbij hoort en serieus wordt genomen. En het legt een basis voor de afspraken die je vastlegt in het re-integratieverslag, dat UWV gebruikt om te beoordelen of voldoende inspanning is geleverd.

Wat je mag vragen en wat niet

Hier zit meteen een van de grootste valkuilen: werkgevers die het voortgangsgesprek onbewust omvormen tot een medisch consult. Je mag als werkgever niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte, naar de diagnose of naar de behandeling die iemand ondergaat. Dat beschermt de privacy van je werknemer en is ook vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter. Wat je wel mag, is vragen naar de mogelijkheden om weer aan het werk te gaan, in eigen of in passend werk.

De bedrijfsarts beoordeelt welke werkzaamheden medisch gezien nog mogelijk zijn. Jij bouwt daarop voort. Jouw gesprek gaat dus over de belastbaarheid in de praktijk, over wat iemand nodig heeft, over kleine stappen richting werkhervatting, niet over het ziektebeeld zelf. Dat onderscheid voelt voor veel leidinggevenden in het begin onnatuurlijk, maar het helpt om het gesprek te richten op mogelijkheden in plaats van beperkingen.

Open vragen als kern van het gesprek

Open vragen zijn de ruggengraat van een goed voortgangsgesprek. Het zijn vragen die beginnen met wie, wat, waar, wanneer of hoe, en die je werknemer uitnodigen om zelf actief mee te denken over de situatie. Ze kunnen niet met ja of nee worden beantwoord, wat de dialoog opent in plaats van sluit. Een medewerker die zich gehoord voelt, is bovendien meer gemotiveerd om mee te denken over oplossingen en een duurzame terugkeer, zo benoemt ook de casemanager online in zijn praktijkgids voor werkgevers.

Hieronder vind je een lijst met open vragen, ingedeeld per thema, die je direct kunt gebruiken in je volgende voortgangsgesprek:

Over herstel en belastbaarheid:

• Hoe gaat het met je op dit moment, vergeleken met ons vorige gesprek?
• Wat merk je zelf dat er veranderd is in wat je kunt?
• Wat helpt jou op dit moment het meest bij je herstel?
• Wat heb je nodig om de volgende stap te kunnen zetten?

Over werkhervatting en mogelijkheden:

• Welke taken of werkzaamheden zie je op dit moment als haalbaar, ook al is het maar voor een paar uur?
• Wat zou er moeten veranderen aan je werkplek of werktijden om terugkeer makkelijker te maken?
• Hoe denk jij over een geleidelijke opbouw van je uren?
• Waar wil jij naartoe de komende zes weken?

Over samenwerking en ondersteuning:

• Wat kan ik als werkgever doen om dit traject voor jou te vergemakkelijken?
• Hoe ervaar je het contact met de bedrijfsarts of andere begeleiders?
• Is er iets in de werkomgeving of het team waar je tegenaan loopt?
• Hoe betrokken voel je je nog bij het werk en je collega's?

Over afspraken en verwachtingen:

• Wat spreken we af voor de komende periode?
• Hoe gaan we de voortgang van deze afspraken volgen?
• Wanneer spreken we elkaar de volgende keer?

Een veelgemaakte fout: te snel naar oplossingen springen

Veel leidinggevenden willen het gesprek productief houden en sturen onbewust te snel aan op concrete stappen of terugkeerdatums. Dat begrijpen we goed, want als werkgever heb je ook een bedrijf te runnen. Toch werkt dit averechts. Een werknemer die zich nog niet gehoord voelt in zijn of haar situatie, haakt af zodra het gesprek al te zakelijk wordt. Wees empathisch, maar blijf ook werkgever: het doel is inzicht krijgen in de situatie en gezamenlijk afspraken maken, niet de ander opjagen.

Een andere fout is het vastleggen van medische informatie die de werknemer uit zichzelf heeft gedeeld. Doet je medewerker dat toch, dan mag je die informatie niet noteren of delen met anderen. Betrek de werknemer juist actief bij de afspraken zelf, zodat hij of zij regie ervaart over het proces. Dat vergroot de kans op intrinsieke motivatie en een duurzame terugkeer.

Na het gesprek: vastleggen en opvolgen

Een goed voortgangsgesprek eindigt altijd met concrete afspraken die je schriftelijk vastlegt. Dat is niet alleen een wettelijke verplichting voor het re-integratieverslag: het schept ook duidelijkheid voor beide partijen. Maak de afspraken zo concreet mogelijk: welke taken, hoeveel uren, wie doet wat, en wanneer evalueer je opnieuw. Bouw taken en uren rustig op, en geef de werknemer de ruimte een stap terug te doen als het te veel wordt. Een te snelle terugkeer kan een boemerangeffect veroorzaken waardoor iemand nog langer thuiszit.

Sla de verslagen op als onderdeel van het re-integratieverslag. Mocht na twee jaar ziekte een WIA-aanvraag volgen, dan vormen deze verslagen het bewijs dat jij als werkgever en je werknemer samen voldoende inspanningen hebben geleverd.

Goede vragen in het voortgangsgesprek re-integratie maken het verschil tussen een formele verplichting en een gesprek dat echt iets oplevert. Door open, gerichte vragen te stellen geef je je werknemer ruimte, houd je het traject op koers en bouw je aan het vertrouwen dat terugkeer naar werk mogelijk is.

Key takeaways

• Voer minstens eens per zes weken een voortgangsgesprek en leg de uitkomsten altijd schriftelijk vast in het re-integratieverslag.
• Gebruik open vragen die beginnen met wat, hoe, waar of wanneer: die nodigen de werknemer uit om zelf mee te denken over mogelijkheden en oplossingen.
• Vraag nooit naar de diagnose, de behandeling of de oorzaak van de ziekte: focus uitsluitend op wat de werknemer nog kan en nodig heeft.
• Spring niet te snel naar oplossingen: neem eerst de tijd om te luisteren en de situatie goed te begrijpen voordat je afspraken maakt.
• Betrek de werknemer actief bij het maken van afspraken, zodat hij of zij regie ervaart en meer gemotiveerd is om mee te werken aan herstel.
• Leg afspraken zo concreet mogelijk vast: welke taken, hoeveel uren, wie doet wat en wanneer evalueer je de voortgang opnieuw.
• Twijfel je over de aanpak of loopt het traject vast? Schakel tijdig een re-integratiespecialist in zodat geen kostbare tijd verloren gaat.

Wij helpen werkgevers, leidinggevenden en HR-professionals bij Going Concern dagelijks om voortgangsgesprekken goed voor te bereiden en re-integratietrajecten op een menselijke manier te begeleiden. Neem gerust contact met ons op als je wil sparren over jouw situatie.