Werkhervatting voor werkgevers: 7 tips voor een succesvolle re-integratie

Uw werknemer meldt zich ziek en al snel blijkt dat het niet gaat om een griep van een paar dagen. Uw werknemer valt voor langere tijd uit en weet niet wanneer hij in staat is om terug te keren naar het werk. Dan moet u samen met uw werknemer een re-integratietraject starten. Hoe zorgt u ervoor dat de re-integratie succesvol verloopt? We hebben wat tips voor u op een rijtje gezet.

Wanneer is re-integratie aan de orde? 

Wanneer uw werknemer zich heeft ziekgemeld en het is onduidelijk hoe lang het verzuim gaat duren, moet u starten met een re-integratietraject. Dit betekent dat u samen met uw werknemer gaat werken aan zijn re-integratie. Hierbij volgt u de stappen die zijn vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter. 

In eerste instantie probeert u de werknemer te laten re-integreren in zijn huidige functie. Als blijkt dat dit niet lukt, kijkt u of er andere mogelijkheden zijn. Denk aan een andere functie, aangepaste werkzaamheden of een aangepaste werkplek. Als het voor uw werknemer onmogelijk blijkt om te re-integreren binnen uw bedrijf, kunt u kiezen voor re-integratie bij een andere werkgever. Re-integratie tweede spoor noemen we dat.

Hoe ziet het re-integratietraject eruit?

Tijdens het re-integratietraject wordt er van u en uw werknemer verwacht dat jullie er alles aan doen om de re-integratie te laten slagen. Het UWV ziet hierop toe en kan in het uiterste geval sancties opleggen bij onvoldoende inspanning. Het UWV controleert bovendien of u de vaste stappen heeft gevolgd, die horen bij het re-integratietraject. Welke stappen zijn dit precies? In het kort: 

Week 1: Ziekmelding

Uw werknemer meldt zich ziek bij u. Binnen zeven dagen moet u de ziekmelding doorgeven aan de arbodienst. De bedrijfsarts neemt vervolgens contact op met de werknemer.

Week 6: Probleemanalyse

De bedrijfsarts maakt een probleemanalyse op basis van de gesprekken die hij heeft gevoerd met uw werknemer. Hij vermeldt hierin welke problemen de ziekte veroorzaakt voor het werk, welke herstelmogelijkheden er zijn en wanneer de werknemer naar verwachting zal terugkeren naar het werk.

Week 8: Plan van aanpak

U maakt samen met uw werknemer een plan van aanpak aan de hand van de probleemanalyse. U beschrijft hierin wat u en uw werknemer zullen doen om de terugkeer naar het werk te realiseren.

Vervolgens zullen u en uw werknemer het plan van aanpak gaan uitvoeren. Minimaal één keer in de zes weken komen jullie bij elkaar om te bespreken hoe het loopt en om het plan bij te stellen indien nodig. 

Week 42: Ziekmelding UWV

Na 42 weken verzuim geeft u de ziekmelding door aan het UWV. Hierop zal het UWV aanwijzingen geven voor het tweede jaar van de ziekmelding.

Week 46-52: Eerstejaarsevaluatie

Aan het einde van het eerste verzuimjaar vindt de eerstejaarsevaluatie plaats. U evalueert met uw werknemer hoe het afgelopen jaar is verlopen en jullie maken samen een plan voor het tweede jaar. Hierbij gebruikt u de input van het UWV.

Week 91: Aanvraag WIA-uitkering

De werknemer vraagt een WIA-uitkering aan bij het UWV, indien er nog geen sprake is van terugkeer naar het werk. Het UWV bepaalt of u en uw werknemer voldoende hebben gedaan om de re-integratie te doen slagen. Indien dat het geval is, zal het UWV een WIA-keuring uitvoeren en al dan niet een WIA-uitkering toekennen.

Week 104: Start WIA-uitkering

Indien toegekend, start op dit moment de WIA-uitkering voor uw werknemer. Vanaf dat moment hoeft u niet meer zelf het loon van uw werknemer door te betalen.

7 tips voor werkgevers bij re-integratie

Naast de vaste stappen die u wettelijk moet volgen:

1. Kijk naar de mogelijkheden

Bij re-integratie bestaat vaak de neiging om te kijken naar wat er allemaal niet meer kan en daarop te focussen. Echter, kijken naar wat wél mogelijk is en wat u kunt doen om uw werknemer te helpen, zorgt voor een positieve benadering. Hiermee verandert u de mindset van uw werknemer en die van uzelf. En zo vergroot u de kans op succes.

2. Communiceer duidelijk

Duidelijke communicatie op alle vlakken is essentieel. Zorg dat de verwachtingen van beide kanten duidelijk uitgesproken worden. Zo voorkomt u misverstanden en irritaties. Evalueer daarnaast regelmatig hoe het gaat. Wees eerlijk over uw wensen en verwachtingen en geef ook ruimte aan uw werknemer om hier eerlijk over te zijn. Zo creëert u een open sfeer van onderling vertrouwen. 

3. Neem uw werknemer serieus

Vraag uw werknemer actief naar zijn perspectief en kijk op de situatie. Luister goed naar de input van uw werknemer en doe hier ook iets mee indien dat mogelijk is. Het kan bijvoorbeeld zijn dat uw werknemer zelf suggesties doet voor andere werkzaamheden binnen uw bedrijf, waarin hij denkt goed of beter te kunnen re-integreren. Overigens is het ook zo dat als uw werknemer een suggestie doet voor ander werk binnen het bedrijf, u alleen mag weigeren als u daar zwaarwegende redenen voor hebt. 

4. Combineer herstel met werk

In tegenstelling tot wat werkgevers en werknemers soms denken, is het niet nodig dat uw werknemer compleet hersteld is, voordat hij weer op het werk kan verschijnen. Vaak lopen deze twee processen parallel aan elkaar. Werken kan bovendien een grote rol spelen in het herstel. 

Indien het niet helemaal duidelijk is wat uw werknemer aankan op het gebied van werk, is het wellicht een optie om te beginnen met werk op arbeidstherapeutische basis. Uw werknemer blijft dan nog volledig ziekgemeld, maar verschijnt wel op het werk. Het voornaamste doel hierbij is om erachter te komen wat uw werknemer al aankan.

5. Wees niet overhaast

Een enthousiaste houding bij u en uw werknemer is natuurlijk goed, maar het kan in sommige gevallen ook een valkuil vormen. De terugkeer naar werk lijkt dan heel vlot te verlopen, maar de werknemer valt later toch uit, omdat hij te veel hooi op zijn vork heeft genomen. U kunt dit voorkomen door niet te snel te veel te willen. Zorg dan ook dat u, wanneer uw werknemer weer (gedeeltelijk) aan het werk gaat, niet meteen te veel van hem verwacht. Kijk indien nodig welke taken u (tijdelijk) kunt overdragen aan andere collega’s. Geef ruimte en houd er rekening mee dat de terugkeer naar het werk met ups en downs zal gaan. Het kan voor uw werknemer al een prestatie zijn om überhaupt op het werk te verschijnen, zeker bij psychische klachten zoals een burn-out. 

6. Steun uw werknemer

Zorg dat uw medewerker zich voldoende gesteund voelt en compassie en begrip van u ervaart. Werk vanuit vertrouwen. Ga er vanuit dat uw werknemer zich graag weer beter wil voelen en weer aan het werk wil gaan. Erken de inspanningen die uw werknemer doet om weer aan het werk te gaan en toon begrip wanneer het even niet gaat. Op deze manier houdt u de relatie goed. 

7. Kijk kritisch naar de werkomgeving die u biedt

Vergeet niet om ook kritisch te kijken naar uzelf en naar de omstandigheden op de werkvloer. Hiervoor moet u niet alleen naar individuele gevallen kijken, maar ook naar het grotere plaatje. Heeft u meerdere werknemers die uitvallen wegens burn-out klachten? Of is het al de zoveelste werknemer die zich ziek meldt vanwege vergelijkbare fysieke klachten? Dan heeft dat wellicht wel iets te maken met de werksituatie. Vraag u af en bespreek met uw werknemers wat u kunt doen om de werkomstandigheden te verbeteren en de kans op uitval te verkleinen.

Takeaways

• Een re-integratietraject bestaat uit een aantal vaste stappen en onderdelen, vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter.
• Neem bij re-integratie een positieve houding aan tegenover uw werknemer. Kijk naar de mogelijkheden in plaats van naar de onmogelijkheden en werk vanuit vertrouwen.
• Zorg dat u duidelijk communiceert wat uw verwachtingen zijn richting uw werknemer en accepteer dit ook van uw werknemer. Neem zijn suggesties hierin serieus.
• Wanneer uw werknemer een suggestie doet voor andere werkzaamheden of een andere functie binnen uw bedrijf om de re-integratie te bevorderen, mag u dit alleen weigeren als u hier zwaarwegende redenen voor hebt.
• Re-integratie verloopt vaak met ups en downs. Houd hier rekening mee in uw planning. Zo voorkomt u frustraties. 
• Re-integratie en herstel lopen meestal parallel aan elkaar. Zij kunnen elkaar positief beïnvloeden. Uw werknemer hoeft niet volledig hersteld te zijn om aan re-integratie te kunnen werken. 
• Kijk ook naar het grotere plaatje. Als u veel vergelijkbaar verzuim hebt onder uw werknemers, is het raadzaam om kritisch naar de werksituatie te kijken.