Hoe een re-integratietraject bij Going Concern stap voor stap verloopt

Als een medewerker ziek uitvalt, draag jij als werkgever in de eerste twee jaar de volledige verantwoordelijkheid voor de re-integratie: loondoorbetaling, begeleiding én voldoen aan alle re-integratie- en Poortwachterverplichtingen. Dat raakt direct je verzuimkosten, je team en bovenal de medewerker die zoekt naar nieuw perspectief op werk.

Toch zien we in de praktijk dat het traject snel onoverzichtelijk wordt. Wanneer schakel je de arbodienst of een re-integratiebureau in? Welk moment is passend voor Tweede Spoor, met de bijbehorende kosten en loondoorbetaling? En hoe houd je de regie zonder dat het een vinkjesproces wordt waarin de mens achter het dossier uit beeld raakt?

Bij Going Concern werken we daarom met een persoonlijke aanpak én een helder stappenplan, waarin medewerker, werkgever en adviseur precies weten waar ze staan, welke keuzes er op tafel liggen en wat de volgende stap wordt – of het nu gaat om terugkeer in eigen werk, een passend alternatief of een UWV-traject. Zo blijft re-integratie overzichtelijk, mensgericht en resultaatgericht tegelijk.

Een re-integratietraject is geen vrijblijvend proces. Het vereist duidelijke communicatie, samenwerking en doelgerichte stappen. Als werkgever heb jij een belangrijke rol in het begeleiden van dit proces binnen de kaders van de Wet verbetering poortwachter.

Wettelijk kader en vaste momenten

Tijdens de eerste twee jaar van ziekte ben jij als werkgever verantwoordelijk voor een gestructureerde begeleiding richting werkhervatting. Dit vraagt om snel starten, afspraken maken en regelmatig evalueren. Het UWV speelt op vaste momenten een rol. Zo moet je na 42 weken de werknemer ziek melden via de 42e-weeksmelding bij UWV, en rond week 88 begint de voorbereiding op een WIA-aanvraag.

Start re-integratietraject Going Concern

Een succesvolle start van het traject betekent het scherp krijgen van drie vragen: wat kan iemand (nu) wél, wat vraagt de werkcontext en wat is realistisch binnen de tijdslijnen en verplichtingen? Door meteen concrete afspraken te maken over wie wat doet en wanneer, voorkom je dat goede intenties niet omgezet worden in actie. Eén aanspreekpunt en korte lijnen binnen HR en met de werknemer zijn daarbij belangrijk.

Rol werkgever, werknemer en bedrijfsarts

Re-integratie is een teamsport. Jij als werkgever organiseert passend werk en begeleidt het proces. De werknemer werkt mee aan herstel en houdt zich aan de afspraken. De bedrijfsarts bewaakt de medische kaders. Merk je dat er stagnatie is door verschil van inzicht? Dan kan een deskundigenoordeel bij UWV helpen.

Stap 1: Probleemanalyse en plan van aanpak

Wanneer het verzuim langer duurt, is een gestructureerde aanpak nodig. De bedrijfsarts maakt een probleemanalyse als basis voor afspraken over werkhervatting. Samen leg je als werkgever en werknemer de afspraken vast in een plan van aanpak. Dit vraagt zorgvuldigheid: te vage afspraken kunnen leiden tot terugval, terwijl te conservatieve opbouw onnodig veel tijd en kosten met zich meebrengt.

Stap 2: Passend werk en werkplekaanpassingen

Re-integratie binnen de eigen organisatie heeft de voorkeur, maar niet altijd is dat realistisch. Het kan betekenen dat je als werkgever actief moet zoeken naar werk dat aansluit bij de belastbaarheid. Soms zijn aanpassingen van de werkplek nodig, zoals ergonomische middelen. Ondersteuning vanuit het UWV, zoals vergoedingen, kunnen hierbij helpen.

Stap 3: Wanneer opschalen naar tweede spoor

Als terugkeer binnen je organisatie niet lukt, moet je tijdig starten met re-integratie tweede spoor. Wachten tot er meer duidelijkheid is, kan vertraging en mogelijk sancties opleveren. Samen kies je een onderbouwde route en zorg je voor perspectief zonder de relatie onder druk te zetten. Wees je bewust van de kostenaspecten, zoals loondoorbetaling en begeleiding, en kijk naar manieren om deze beheersbaar te houden.

Stap 4: Activeren richting werkhervatting

Activeren gaat verder dan vacatures sturen. Het betekent vooral ritme opbouwen, zelfvertrouwen herstellen en vaardigheden aanscherpen. Gebruik instrumenten als sollicitatiebegeleiding of coaching, afhankelijk van de situatie. Dit creëert perspectief en energie bij de werknemer.

Stap 5: Dossieropbouw en evaluaties

Een goed opgebouwd dossier is belangrijk voor de beoordeling door het UWV. Zorg ervoor dat alle stappen en afspraken goed worden vastgelegd, inclusief de probleemanalyse en het plan van aanpak. Rond anderhalf jaar ziekte stel je een eindevaluatie op die deel wordt van het re-integratieverslag.

Stap 6: WIA-route en UWV-contact

Na 88 weken, als de werknemer nog niet volledig is hersteld, start de voorbereiding op de WIA-aanvraag. Het UWV vraagt om documenten en een compleet re-integratieverslag. Zorg ervoor dat je als werkgever en werknemer goed voorbereid bent en weet welke stappen te nemen bij het stappenplan WIA.

Uitzonderingen en veelgemaakte valkuilen

Er zijn altijd situaties die anders handelen vereisen. Bijvoorbeeld, een werknemer met een aflopend contract kan om een andere aanpak vragen. Frictie of conflicten kunnen ontstaan door onvoldoende communicatie of verschillen in verwachtingen. Duidelijke afspraken en een goede samenwerking kunnen deze valkuilen voorkomen.

Praktische tips voor werkgevers en HR-professionals:

• Leg elke afspraak vast met een eigenaar en datum.
• Plan evaluaties vooruit.
• Maak passend werk concreet met duidelijke taken en voorwaarden.

Met deze aanpak vergroot je de kans op een succesvol en duurzaam herstel voor alle betrokkenen.

Met heldere afspraken, duidelijke rollen en goed vastgelegde stappen houd je grip op re-integratie en beperk je tegelijk de risico’s richting UWV. Zo bied je de werknemer perspectief én zorg je dat jouw organisatie klaar is voor elke toetsing van het dossier.

Key takeaways

• Start vroeg met een strak georganiseerd Poortwachter-traject, met een complete probleemanalyse, een concreet plan van aanpak en vaste evaluatiemomenten die je zorgvuldig vastlegt in het dossier.
• Werk vanuit één duidelijk aanspreekpunt en borg korte lijnen tussen HR of casemanager, leidinggevende, werknemer en bedrijfsarts om misverstanden en vertraging te voorkomen.
• Maak passend werk concreet in taken, uren, randvoorwaarden en eventuele werkplekaanpassingen, en leg vast welke mogelijkheden je onderzoekt en welke opties je daadwerkelijk aanbiedt.
• Beoordeel regelmatig of terugkeer in de eigen of aangepaste functie haalbaar blijft en schaal tijdig op naar het tweede spoor als intern geen duurzaam perspectief meer ligt.
• Houd de UWV-tijdslijnen scherp in beeld (42e week, rond week 88, WIA-aanvraag) en zorg dat acties, onderbouwing en communicatie met de werknemer goed op elkaar aansluiten.
• Investeer continu in open, realistische gesprekken met de werknemer, zodat verwachtingen helder zijn en beslissingen over vervolgstappen goed gedragen worden.

Door nu tijdig te handelen, duidelijke keuzes te maken en actief samen te werken, vergroot je de kans op een duurzame terugkeer naar werk én verklein je het risico op onverwachte UWV-tegenvallers. Zo bouw je stap voor stap aan een sterke re-integratieaanpak waar zowel jouw organisatie als de werknemer op kan vertrouwen.